Chuyển đổi số bắt đầu từ đâu? Lộ trình 5 chặng cho doanh nghiệp nhỏ
Chuyển đổi số bắt đầu từ một vấn đề cụ thể, không bắt đầu từ phần mềm. Doanh nghiệp nhỏ thành công thường là doanh nghiệp chọn một việc, làm cho xong, rồi mới mở rộng. Dưới đây là lộ trình 5 chặng, kèm một ví dụ giả định để dễ hình dung.
Tìm điểm nghẽn lớn nhất
Hỏi từng bộ phận: việc gì tốn thời gian nhất, hay sai sót nhất, khó theo dõi nhất? Đó thường là phê duyệt, báo giá, quản lý khách hàng, chấm công hay công nợ.
Kết quả: Danh sách 3–5 điểm nghẽn, xếp theo mức ảnh hưởng.
Chọn một đến hai quy trình
Chọn quy trình có nhiều người tham gia, lặp lại thường xuyên và đo được kết quả (thời gian xử lý, số lỗi). Tránh làm tất cả cùng lúc.
Kết quả: Quy trình ưu tiên và mục tiêu đo được.
Chọn công cụ vừa đủ
So sánh giải pháp theo nhu cầu thật, ngân sách và khả năng tích hợp: E-Office, CRM, HRM, quản lý công việc, kế toán, DMS hoặc nền tảng sẵn có như Microsoft 365, Google Workspace.
Kết quả: Phương án công cụ và dự toán.
Thí điểm với nhóm nhỏ
Chạy thử với một phòng ban, thu phản hồi, điều chỉnh quy trình và cách dùng trước khi mở rộng.
Kết quả: Quy trình đã được chỉnh sửa theo thực tế.
Đào tạo, đo lường, mở rộng
Đào tạo người dùng, chọn người chịu trách nhiệm, đo kết quả sau 1–2 tháng. Khi ổn định mới thêm quy trình và bộ phận.
Kết quả: Báo cáo kết quả và kế hoạch giai đoạn kế tiếp.
Ví dụ giả định cho dễ hình dung
Ví dụ minh hoạ (giả định, không phải khách hàng thực tế)
Công ty thương mại 25 nhân sự: báo giá làm bằng Excel, mỗi nhân viên một mẫu, khó biết báo giá nào đã gửi, khách nào chưa phản hồi. Chặng 1–2 chọn “quy trình báo giá” làm việc đầu tiên; chặng 3 chọn một công cụ quản lý khách hàng (CRM) đơn giản; chặng 4 cho nhóm kinh doanh 5 người dùng thử; chặng 5 mới mở rộng sang toàn bộ nhóm và liên kết với kế toán.
Nên và không nên
Không nên
- Mua phần mềm trước khi hiểu quy trình
- Làm quá nhiều việc cùng lúc
- Không có người chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp
- Bỏ qua đào tạo và hỗ trợ sau triển khai
- Không đo kết quả nên không biết hiệu quả
Nên
- Bắt đầu từ vấn đề kinh doanh cụ thể
- Chọn 1–2 quy trình, làm cho xong
- Chỉ định người làm chủ dự án trong công ty
- Đào tạo, có đầu mối hỗ trợ lúc đầu
- Đặt chỉ số đo từ đầu và xem lại hằng tháng
Câu hỏi thường gặp
Ngân sách ít thì bắt đầu thế nào?
Bắt đầu từ một quy trình và công cụ vừa đủ; có thể dùng nền tảng sẵn có (Microsoft 365, Google Workspace) trước khi đầu tư phần mềm chuyên biệt.
Có cần thuê tư vấn không?
Không bắt buộc, nhưng tư vấn giúp khảo sát đúng điểm nghẽn, tránh chọn sai giải pháp và rút ngắn thời gian triển khai.
Xem thêm: tư vấn chuyển đổi số của NMT.
Bắt đầu cùng NMT
Muốn bắt đầu chuyển đổi số đúng hướng?
Chia sẻ những công việc đang tốn thời gian nhất, NMT đề xuất việc nên số hoá trước và giải pháp phù hợp.
- Khảo sát trước khi đề xuất
- Triển khai từng giai đoạn
- Đào tạo và hỗ trợ